Exposés écrits initiaux, première session et protocole de médiation – Médiation du CIRDI (Règlements 2022)

Exposés écrits initiaux

Quinze jours après l’acceptation de sa nomination par le médiateur et la transmission de la requête de médiation au médiateur (article 15 du Règlement de médiation), chaque partie doit déposer un bref exposé écrit initial (article 19 du Règlement de médiation). Cet exposé est l’occasion pour chacune des parties de partager son point de vue sur les points en litige et sur les aspects procéduraux de la médiation.

À ce stade, le médiateur peut tenir des réunions avec les parties, ensemble ou séparément, afin de préparer la première session. 

Première session

La première session doit être organisée dans les 30 jours de l’acceptation de sa nomination par le médiateur et de la transmission de la requête de médiation au médiateur, à moins que les parties ne conviennent d’un délai différent (article 20(1) du Règlement de médiation).

La première session peut se tenir en présence physique des participants, par téléphone ou par visioconférence.

Cette première session a pour objectif de déterminer le protocole applicable à la conduite de la médiation (article 20(3) du Règlement de médiation).

Les questions qui y sont discutées concernent notamment la langue de la procédure de médiation, le traitement des informations relatives à la médiation ou obtenues durant celle-ci, le lieu des réunions, et les étapes suivantes de la procédure. À cette occasion, le médiateur demande en outre aux parties si elles sont parvenues à un accord concernant (i) l’impossibilité d’engager ou de poursuivre d’autres instances en rapport avec les points faisant l’objet de la médiation, (ii) l’application de délais de prescription ou de déchéance, et (iii) la divulgation de tout accord de règlement issu de la médiation. De plus, il est demandé à chaque partie d’indiquer une personne ou entité habilitée à négocier et régler le différend, et de décrire la procédure à suivre pour conclure et mettre en œuvre un accord de règlement amiable résultant de la médiation (article 20(4) du Règlement de médiation). Cette étape garantit que les négociations qui s’ensuivront durant l’instance de médiation seront menées par des personnes habilitées à négocier. Elle permet aussi de rappeler aux participants à la médiation les procédures d’approbation susceptibles d’être exigées pour finaliser un accord de règlement éventuel.

Protocole de médiation

Les points d'accord conclus lors de la première session sont consignés dans un protocole de médiation (article 20(3) du Règlement de médiation) qui est signé par le ou les médiateurs et les participants à la médiation. La médiation est conduite conformément au protocole de médiation ainsi convenu (article 21(1) du Règlement de médiation).