(1) Aux fins du présent Règlement, le terme « partie » comprend toutes les parties agissant en qualité de demanderesse ou de défenderesse.
(2) Chaque partie peut être représentée ou assistée par des agents, conseils, avocats ou autres conseillers, dont le nom et la preuve de l’habilitation à agir doivent être notifiés dans les meilleurs délais par cette partie au Secrétaire général (« représentant(s) »).
(1) Un document devant être déposé dans le cadre de l’instance est déposé auprès du Secrétaire général, qui en accuse réception.
(2) Les documents sont déposés par voie électronique. En cas de circonstances particulières, la Commission peut décider que des documents soient également déposés sous une autre forme.
(1) Les documents justificatifs sont déposés avec les exposés écrits, la Requête, les observations ou la communication auxquels ils se rapportent.
(2) Un extrait d’un document peut être déposé en tant que document justificatif si l’extrait n’altère pas le sens du document. La Commission ou une partie peut exiger une version plus complète de l’extrait ou une version intégrale du document.
Après l’enregistrement de la Requête en application de l’article 7, le Secrétaire général transmet tout document déposé dans le cadre de l’instance :
(a) à l’autre partie, à moins que les parties ne communiquent directement entre elles ; et
(b) à la Commission, à moins que les parties ne communiquent directement avec elle sur demande de celle-ci ou par accord des parties.
(1) Les parties peuvent convenir d’utiliser une ou deux langue(s) pour la conduite de l’instance. Les parties consultent la Commission et le Secrétaire général sur l’utilisation d’une langue qui n’est pas une langue officielle du Centre. Si les parties ne se mettent pas d’accord sur la ou les langue(s) de la procédure, chacune d’elles peut choisir l’une des langues officielles du Centre.
(2) Dans une instance avec une langue de la procédure :
(a) les documents sont déposés et les réunions sont tenues dans la langue de la procédure ;
(b) les documents dans une autre langue sont accompagnés d’une traduction dans la langue de la procédure ; et
(c) les déclarations orales dans une autre langue sont interprétées vers la langue de la procédure.
(3) Dans une instance avec deux langues de la procédure :
(a) les documents peuvent être déposés et les réunions peuvent être tenues dans l’une ou l’autre des langues de la procédure, à moins que la Commission n’ordonne qu’un document soit déposé dans les deux langues de la procédure ou qu’une réunion soit tenue avec interprétation vers les deux langues de la procédure ;
(b) les documents dans une autre langue sont accompagnés d’une traduction dans l’une ou l’autre des langues de la procédure, à moins que la Commission n’ordonne une traduction dans les deux langues de la procédure ;
(c) les déclarations orales dans une autre langue sont interprétées vers l’une ou l’autre des langues de la procédure, à moins que la Commission n’ordonne une interprétation dans les deux langues de la procédure ;
(d) la Commission et le Secrétaire général peuvent communiquer dans l’une ou l’autre des langues de la procédure ; et
(e) toutes ordonnances, décisions, recommandations et le procès-verbal sont rendus dans les deux langues de la procédure, à moins que les parties n’en conviennent autrement.
(4) Il suffit que seule la partie pertinente d’un document justificatif soit traduite, à moins que la Commission n’ordonne qu’une partie fournisse une traduction plus complète ou intégrale. Si la traduction est contestée, la Commission peut ordonner qu’une partie fournisse une traduction certifiée conforme.
Les délais visés dans le présent Règlement sont calculés à compter du lendemain de la date à laquelle est accompli l’acte procédural qui commence la période en question et prennent en compte l’heure en vigueur au siège du Centre. Un délai est respecté si l’acte procédural est accompli à la date en question, ou le jour ouvré suivant si cette date tombe un samedi ou un dimanche.
Sauf accord contraire des parties :
(a) les honoraires et frais de la Commission, ainsi que les frais administratifs et les frais directs du Centre sont supportés à parts égales par les parties ; et
(b) chaque partie supporte tous autres frais exposés par elle dans le cadre de l’instance.
Toutes les informations relatives à la conciliation, et tous les documents générés ou obtenus durant la conciliation, sont confidentiels, sauf si :
(a) les parties en conviennent autrement ;
(b) les informations sont publiées par le Centre en application de l’article 3 du Règlement administratif et financier du Mécanisme supplémentaire du CIRDI ;
(c) les informations ou les documents sont disponibles de manière indépendante ; ou
(d) la divulgation est exigée par la loi.
Sauf accord contraire entre les parties au différend, une partie ne peut, à l’occasion d’autres instances, se fonder sur :
(a) les opinions exprimées, déclarations, admissions, offres de règlement ou positions prises par l’autre partie au cours de la conciliation ; ou
(b) le procès-verbal établi, toute ordonnance ou décision rendue ou toute recommandation faite par la Commission au cours de la conciliation.