Première session - Conciliation dans le cadre de la Convention CIRDI (Règlements 2022)
Après la constitution de la commission et le dépôt des exposés écrits initiaux, la commission tient une première session avec les parties.
La première session permet à la commission et aux parties de fixer la procédure à suivre durant la conciliation. La commission vérifie les points d'accord ou de désaccord des parties sur les questions de procédure, telles que le règlement de conciliation applicable, la ou les langues qui seront utilisées, le lieu des réunions et le calendrier procédural. La première session peut aussi examiner tout accord des parties de ne pas engager ou poursuivre d’autres procédures en lien avec le différend soumis à la conciliation, et l’application de délais de prescription ou de déchéance. Les décisions prises au cours de la première session sont consignées dans le procès-verbal sommaire.
Délais
La première session doit se tenir dans les 60 jours suivant la constitution de la commission, à moins que les parties n'en conviennent autrement (article 31(3) du Règlement de conciliation). Dès qu’un conciliateur est désigné, le CIRDI vérifie sa disponibilité dans les 60 jours suivants, afin de s'assurer que la première session pourra se dérouler dans les meilleurs délais. Une fois la commission constituée, le secrétaire de la commission contacte les parties pour leur proposer une ou plusieurs dates et un mode d’organisation à suivre pour la première session (réunion en personne ou virtuelle).
Organisation de la première session
La première session peut se tenir en présence physique des participants, par téléphone ou par visioconférence.
La plupart des premières sessions se tiennent par visioconférence afin de limiter les frais et le temps de déplacement. Cette décision est prise par la commission et les parties au vu de différents facteurs, comme notamment le nombre de questions restant à trancher.
Lorsque la commission et les parties décident de tenir une première session en personne, celle-ci peut être organisée n’importe où, à condition que le lieu retenu soit approuvé par la commission et qu'il dispose d’installations appropriées. La commission propose souvent un lieu aux parties. À défaut d'accord entre celles-ci, la réunion a lieu au siège du Centre à Washington, D.C. (article 63 de la Convention CIRDI).
Questions à débattre
La première session porte sur les questions de procédure que les parties et la commission souhaitent régler dès le début de l'instance.
Bien avant la première session, le secrétaire de la commission communique aux parties un projet de procès-verbal sommaire ayant reçu son aval, afin de recueillir leurs commentaires. Ce projet tient lieu d'ordre du jour pour la première session. Ce procès-verbal sommaire a été mis en place par le Centre afin de tenir compte de la récurrence de certaines questions de procédure, dont beaucoup sont énumérées dans l’article 31(4) du Règlement de conciliation. Il permet d'aider les parties à trouver des accords sur des questions spécifiques.
Lors de la première session, ou peu de temps après, il est demandé à chaque partie de :
- identifier une personne ou entité habilitée à négocier et résoudre le différend pour son compte ; et
- décrire le processus à suivre pour conclure et mettre en œuvre un accord de règlement (article 31(5) du Règlement de conciliation).
Cette étape garantit que les négociations qui s’ensuivront durant l’instance de conciliation seront menées par des personnes habilitées à négocier. De plus, elle permet de rappeler aux participants à la conciliation les procédures d’approbation susceptibles d’être exigées pour finaliser un accord de règlement éventuel.
Les points d'accord entre les parties et les décisions prises par la commission sont consignés dans le procès-verbal sommaire qui est signé par le président de la commission, et communiqué aux parties par le secrétaire de la commission, dès que possible après la première session (article 31(6) du Règlement de conciliation).