Le Secrétaire général du Centre désigne un secrétaire pour chaque Commission et chaque Tribunal. Le secrétaire peut appartenir au Secrétariat et est considéré comme un membre de son personnel durant l’exercice de ses fonctions de secrétaire. Le secrétaire :
(a) représente le Secrétaire général et peut exercer toutes fonctions qui sont confiées au Secrétaire général par le présent Règlement ou par les Règlements d’arbitrage et de conciliation (Mécanisme supplémentaire) applicables à des instances déterminées, et déléguées au secrétaire ; et
(b) assiste les parties, ainsi que la Commission ou le Tribunal dans le déroulement de l’instance, notamment en ce qui concerne la conduite rapide et efficace en termes de coûts de celle-ci.
Le Secrétaire général tient et publie un registre pour chaque affaire, dans lequel figurent toutes les informations importantes concernant l’introduction, la conduite et l’issue de l’instance, y compris le secteur économique concerné, les noms des parties et de leurs représentants, la méthode de constitution et la composition de chaque Commission ou de chaque Tribunal.
(1) Le Secrétaire général dépose dans les archives du Centre, et prend toutes dispositions utiles pour qu’il y soit conservé en permanence :
(a) toutes les requêtes d’arbitrage, de conciliation, de décision supplémentaire, de rectification ou d’interprétation ;
(b) l’ensemble des écritures, exposés écrits, observations, documents justificatifs et communications déposés dans le cadre d’une instance ;
(c) les comptes-rendus, enregistrements et transcriptions d’audiences, de sessions ou de réunions d’une instance ;
(d) les ordonnances, décisions, recommandations, procès-verbal ou sentence d’une Commission ou d’un Tribunal ; et
(e) les notifications, ordonnances ou décisions du Secrétaire général.
(2) Sous réserve des règlements de procédure applicables et de l’accord des parties à une instance, et dès paiement des redevances dues au titre du barème des frais, le Secrétaire général met à la disposition des parties des copies certifiées conformes des documents visés au paragraphe (1)(c)-(e). Les copies certifiées conformes des documents visés au paragraphe (1)(d) reflètent toute décision supplémentaire, de rectification ou d’interprétation.
Le Secrétaire général peut délivrer aux membres de Commissions ou de Tribunaux, aux personnes les assistant, aux membres du Secrétariat, et aux parties, agents, conseils, avocats, conseillers, témoins ou experts comparaissant au cours de l’instance, des certificats de mission officielle indiquant que leur déplacement est en rapport avec une instance régie par le Règlement du Mécanisme supplémentaire du CIRDI.